怎樣給鎢制品客戶寫第壹封郵件

電子郵件早已成爲人們聯系新客戶的最常見、最方便、最簡單，

最省錢，事實上也是最有效的方式。

"最常見"，因爲差不多90%的外貿企業在網上聯系新客戶都會選

擇先發送電子郵件；

"最方便"，是因爲只要妳能上網，則妳隨時隨地都可以聯系新客戶

；

"最簡單"，是因爲發個郵件是最簡單不過了，無非是在妳郵箱裏

寫點內容，輕點發送，則就可能很快收到外商回複；

"最省錢"，無非是因爲發個電子郵件幾乎就不用花妳壹分錢，而

傳統的傳真方式則總是要花掉妳不菲的電話費；

而說其"最有效"，也是因爲據我們了解，在本網會員中，有超過

90%的會員壹般都是首先通過電子郵件聯系上新客戶的，故"最有

效"的稱謂應是名符其實，並無誇大；

然而，給壹個新客戶發第壹封聯系郵件，看似並不複雜，但其中仍

有很多奧妙與訣竅，同樣是用郵件在同壹時間聯系同壹個新外商，

爲什麽外商會回複他而不理妳？顯然與妳如何撰寫該郵件有著很大

的關系，我們也發現，既使是不少的"老外貿"，在寫給外商的第

壹封郵件時也存在不少的問題與漏洞，故就難免常常抱怨外商回複

不多。

本文正是要試圖幫助大家來解決該問題，當然世上無絕對，也要看具

體情況，並且所謂仁者見仁，以下僅供大家參考而已。

壹、第壹次用郵件聯系的基本原則

1、時效性

這自然是指妳聯系客戶的時間問題，越早聯系外商則外商回複的概率

越大，該道理大家都明白，更進壹步的說，不管妳寫的郵件如何的

好，妳的報價如何的有竟爭力，如妳聯系外商的時間太遲，則也許妳

壹切的努力最終都會沒用，所以，壹定要盡量在第壹時間聯系外商，

是我們給妳的第壹個忠告。

2、針對性

這是指妳寫給外商的郵件內容應盡量針對外商詢盤的內容來寫，泛

泛的聯系郵件並不容易得到外商的回複，而如果妳的郵件內容並

沒有回答外商在詢盤已提出的全部要求，則情況也不可能太妙，如外

商明確說明只歡迎manufacturer聯系，而妳的郵件內容卻明白讓外

商知道妳只是個貿易商，妳想外商會回妳嗎？所以，妳在寫郵件

前，請壹定要多多、仔細研究外商的詢盤內容，而在寫郵件時或發

送前，妳更要多看看，妳的郵件內容完全達到了外商的要求了嗎？

3、簡潔性

這是指妳寫給外商的郵件長短，千萬不要以爲妳寫的郵件越長，

外商就更會回複妳，恰恰相反，妳寫的郵件必須要簡潔，切勿廢話

連篇，特別是忌諱太長的自我介紹而遲遲不進入主題內容，那麽，

什麽才是外商最關心的主題內容呢？除了外商在詢盤中列明的要求外

，我們認爲，産品的規格和妳的報價就是所有外商最關心的內容。

4、靈活性

這是指妳要按照具體情況來調整妳的郵件內容，對不同的情況、不

同的詢盤、不同的外商、甚至不同國別的外商，妳的郵件內容自然

應該靈活處理，而不必千篇壹律，如，如外商的詢盤內容具體而很實

在，則妳的郵件也須具體而很實在，報價也應報實價，相反，如有

些外商的詢盤本來就很虛，而妳只是想碰碰機會，則先泛泛聯系壹下

也無妨。

5、准確性

這是指妳寫給外商的郵件內容必須准確，如外商在詢盤中要求妳報

CIF價格，則妳千萬不要偷懶只報過去壹個FOB或C+F價格；客戶明明

白白說要的是A規格的産品，妳卻報過去壹個B規格的産品；外商要求

妳在報價時須附上圖片，妳卻偏偏缺少圖片就報將過去，等等，妳想

，外商還會回複妳嗎？

6、競爭性

這是指妳報給外商的價格須有竟爭力，很多人總是抱怨外商回複甚少

，卻甚少檢討壹下妳發給外商的郵件中有報價嗎？如有的話，妳考

察過沒有，妳的報價真的有竟爭力嗎？想知道妳的報價有沒有竟爭力

，其實有很多辦法核實，如，妳不妨找幾家正在自營外貿的廠家，

讓他們都報壹個外貿美元價（不是人民幣出廠價）出來，或者現在

到處都有海關數據出售，去買壹套該産品最新的海關數據，查查國

內同行目前實際的外貿成交價是多少，妳自然心中才有數！

7、嚴謹性

這裏主要指語言問題，我們認爲，商業郵件也就相當于傳統的商

業信函，語言自然要正確而嚴謹，寫錯壹個字母看似問題不大，但

偏偏有些外商也許就會認爲妳不認真，而有些英文單詞錯壹個字母

也許其意思就差的太遠，徒增外商的困惑；有些用詞如把握不當也可

能讓外商産生不必要的誤會，如妳的報價確是妳的最低價或是實盤，

則在妳的價格加個Firm或Rockbottom就應該很有必要，相反，如妳

的報價本來就頗有水分，加上該兩個單詞的後果很可能就是外商對妳

的絕望而不可能回複妳；就是標點符號也不可亂用，與中文壹樣，同

樣的兩句話，使用不同的標點其含義也許就完全不壹樣。

二、第壹次用郵件聯系的重要提醒

A、郵箱的設置

對妳的郵箱，妳都可以設置壹個名字，這個設置事實很重要，因爲對

方在收郵件時從其"發件人"欄首先看到的就是妳設置的名字，所以

我們建議:

1、妳的郵箱名的設置應寫成英文，切忌用中文，壹方面方便外商

記憶，也避免有些外商的郵箱不能識別中文而出現亂碼；

2、妳的郵箱名的設置可簡單地寫成妳的英文名字；

3、妳的郵箱名甚至可設置成某産品名稱，如妳只做該産品外貿的

話，如可設置成ChemicalExpoter等等，可起到強化外商記憶的作

用；

B、郵件地址欄

要發郵件，首先當然是要在地址欄中寫上外商的電子郵件地址，

這裏要注意的是：

1、最好是直接從本網把外商的電子郵件地址小心粘貼到地址欄，

不要抄寫，以免抄錯字母；

2、最好是把能得到的所有的外商電子郵件地址都粘貼到地址欄以

壹並發送，兩個郵址中間以"，"分隔，不要留空；本網會員都知道

，我們每條信息後爲大家提供的外商郵件很多都不只壹個，都寫上

去壹並發送，不僅效率提高，效果也應更好些；

C、郵件標題欄

我們知道，外商在收發郵件時先看的是"發件人"欄，再看的就是"

標題"欄，所以標題如何寫非常重要，對來自壹個不熟悉的發件人的

郵件，同時如果該郵件的標題給人"可疑"的感覺的話，外商很多

情況下都不會去打開而是壹刪了之的。所以，我們建議:

1、切忌空白標題，經驗證明，凡是空白標題的郵件都極易得到被

刪的命運，如果妳的郵件沒寫標題，則外商看到的標題欄顯示的壹

般都是"NoSubject"，很多外商都不會打開此類郵件的；

2、切忌中文標題，沒有幾個外商懂中文的，同時壹些外商的郵箱都

不能識別中文字符而會出現亂碼，故凡是中文標題的郵件被刪的可

能性都極大；

3、切忌長話標題，有些人習慣把郵件標題寫成壹句話，殊不知很

多老外都很反感此類郵件，被刪的可能性也很大哦；

4。切忌問侯標題，有些人習慣把郵件標題寫成問侯語，如Hello，

Hi等等，總讓老外們懷疑這是垃圾郵件或病毒郵件而絕不會冒

險去打開；

5、標題應直接寫成該外商求購的商品名稱，就是簡單的單純的商品

名稱，前後不要加任何語言及規格，這樣外商看到壹目了然，壹般

都會打開看看的；

6、標題甚至也可直接寫成該外商的名字或外商的公司簡稱，外商看

到此類郵件，知道壹定與自己有關，是斷然不會冒然刪掉的而壹般

都會打開瞧瞧的。

D、郵件的開頭

這裏所說的郵件的開頭，是指人們在寫郵件正文時最開始的稱謂

部份。

1、壹般情況下，爲簡潔起見，在寫郵件正文時可以直接省掉稱謂

部份，即直接撰寫郵件正文而不用客套的稱呼部份，因爲我們發現

，壹般的外商對此並不在意；

2、避免泛泛的客套稱呼，如DearSirs，Hello，Hi，DearSir/

Madam，等，很多教科書都說在撰寫郵件正文前要寫上諸如Dear

Sirs等的客套稱呼，事實上，買家倒可以這樣寫，但對賣家來說，不

具體指明對象的客套稱呼有時會讓收信人認爲妳的郵件也許同時群

發給了很多人，故有可能削弱外商對妳郵件的重視程度；

3、如要寫稱謂部份，我們建議壹定要加上客戶的大名，如DearMr。

David等，會起到拉近妳與客戶距離的作用；

E、郵件的結尾

很多人在郵件最後只簡單地落上自己的名字後就萬事大結地把郵

件發給了客戶，如果該客戶本來就熟悉妳倒也無妨，但如果該客戶

是個新客戶，妳是第壹次聯系該客戶，則這樣的郵件收尾就明顯不

夠。

諸如：

。。。。。。

B。RGDS/MrDavidSu

我們認爲：

1、如妳是壹般外銷員或部門經理，則應在落款姓名後應加上妳的部

門及職務；

諸如：

。。。。。。

B。RGDS/MrDavidSu，SalesManagerofChemicalsDepartment

要說明的是，即使妳是壹般外銷員，對外聯系時妳仍可以用Sales

Manager（銷售經理）等的頭銜，會讓外商更重視妳的郵件，而

對很多主營不明確的外貿公司來說，添上壹個帶相關産品的部門名

稱（即使妳本來就沒有該部門），將讓外商認爲妳是專業做該産品

的。

2、如果妳是公司的老板或高層，妳更要記得添上妳的頭銜。

諸如：

。。。。。。

B。RGDS/MrDavidSu，President

要解釋的是，很多外商很正常的也是"勢利眼"，如妳的頭銜高，他

壹般來說更會尊重妳的郵件，所以，如果妳是公司的老板或高層，

在發郵件時壹定要表明自己的身份，注意不要簡單地只用

"manager"等模糊性頭銜，以免被誤解爲壹般的銷售人員。

3、郵件這樣就收尾仍不夠，還要提兩行加上壹些重要的公司信息

及個人信息以方便外商聯絡妳，我們認爲再添上公司名稱、電話、傳

真、網站、MSN、SKYPE就可，太多也顯煩雜。