鎢制品外貿貿易作業標准化手冊

外貿貿易作業標准化手冊

組織系統

業務流程

1.新産品開發(樣品收集)。

2.客戶開發。

3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。

4.報價。

5.訂單確認。

6.開立境內訂單。

7.生産督促及L／C催開。

8.出貨。

9.押彙(出貨通知)。

10.付款。

業務處理細則

1.新産品開發(樣品收集)

(1)業務科取得新樣品後，應填寫産品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：

壹臨時編號。

二品名、規格、包裝。

③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯絡人、工廠産量規模。

四開發成本。

伍預估生産成本。

⑥制造商報價。

七可能銷售對象及地區。

⑧預估售價。

⑨預估毛利。

(2)業務科于每周業務彙報時，就前項新産品提出討論，經逐項評估，按開發價
值分爲A、B、C三類，A類爲極具開發價值，B類爲有開發價值，C類爲無開發
價值。

(3)經評估列爲A、B類之産品，賦予正式産品編號，列入産品檔。樣品拍照存檔，
樣品存放樣品室，並于産品卡上寫明存放位置。經評估列爲C類之産品，産品卡
列入次品檔，樣品存放次品室。

(4)業務科每月就現有産品，選擇過時産品，于每月第壹周業務彙報時，提出檢
查，經評定已無開發價值者，産品卡列入次品檔，樣品移入次品室。

(5)新産品臨時編號共六位數字，分別代表填寫産品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發的産品，臨時編號爲950610。若同壹日開發數種新産品，則于第七位數，按英文字母順序編號。舊産品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新産品之臨時編號相同。

(6)壹産品檔正式編號共七位數字，第壹位數代表……，第二位數代表……，第三、四、五、六位數代表序號，第七位數填A、B分別代表A類産品或B類産品。
二第壹位數填1代表第壹位數填6代表
〃2〃〃7〃
〃3〃〃8〃
〃4〃〃9〃
〃5〃
③第二位數填1代表
〃2〃
〃3〃
〃4〃
〃5〃
〃6〃
〃7〃
〃8〃
〃9〃

2客戶開發：
(1)業務科于每月最後壹周業務彙報時，提報下個月的客戶開發計劃，計劃內容包括：

壹制作公司簡介，産品目錄(注明交貨期限及付款條件)。

二産品市場研究、分析、及客戶資料之收集。

③介紹新産品(郵寄新産品目錄)。

四刊登廣告、郵寄開發信。

伍其他。

(2)客戶開發應選擇A類産品，並配合季節性需求。

(3)經研討定案之客戶開發計劃，應由業務科列入下個月的營業計劃(附表
18.2.3)，並按職責列入個人工作計劃。

3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)

(1)業務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，並
依來電或來信內容，于文件空欄填具處理意見後，將來文大意及處理情況，登記
于收文簿(附件4)，將原文呈經理核閱後，依經理批示內容，回函或回電，並將
回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。

(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。

(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。

(4)接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經理批閱，並依指示處理。電話記錄壹式兩聯，處理程序同電報、信件。處理完成後，第壹聯依順序歸入電話記錄檔，第二聯按客戶別歸入客戶檔。

4.報價：

(1)業務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商後，挑選産品ITEM，呈經理核可後，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。

(2)報價單壹式兩聯，第壹聯寄客戶，第二聯存客戶檔。

5.訂單確認：

(1)業務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡(附表18.2.10)交專業人員，讓廠商確認買價及交貨期後，打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C壹式五聯，第壹、二、三聯寄客戶，第四聯存業務科待辦卷，第五聯存客戶檔，並將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生産廠商填入客戶檔。
6.開立境內訂單：

(1)業務科依據S／C及成交卡開立境內訂貨單(附表18.2.12)。

(2)訂貨單壹式四聯，第壹聯交售方存查，第二聯存業務科待辦卷，第三聯交專專業
人員，據以協調廠商填寫生産及驗貨進度表，第四聯交售方簽認後存廠商檔，並將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。

(3)業務科依據S／C及訂貨單填寫産品表。
7．生産督促及催開L／C：

(1)業務科專業人員依據生産及驗貨進度表進行督促，填寫實際生産進度，于每周業務會報時提出報告，必要時現場取樣攜回核驗。

(2)業務科依每筆S／C所訂L／C開立日期，催開L／C。

(3)收到客戶開來之L／C，應立即核對交易內容是否相符，若與原來的S／C內容不符，應即要求客戶修改L／C，或協調廠商修改訂貨單內容，修改訂貨單處理程序與開立境內訂單相同。

8．出貨：

(1)出貨前，業務科聯絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯絡專業人員，確定裝櫃日期及地點，通知拖車公司將貨櫃拖到指定地點，以備裝櫃。

(2)裝船預計表壹式三聯，第壹聯交報關行簽SHIPPINGORDER(S／O)，第二聯業務科存查，第三聯交專業人員據以驗貨。

(3)裝櫃完成後，專業人員立即回報每壹種貨品實際出貨數量、箱號、淨重、毛重、材數、及退稅方式，由業務科通知報關行修改，並通知報關行該筆外貿押彙銀行。工廠退稅清表最晚須于結關前壹日寄達本公司，彙送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。

9．押彙(出貨通知)：

(1)結關後三日內，業務科自報關行取得提單及押彙文件，經與L／C條款核對相符，呈經理簽名後送銀行辦理押彙，並隨時追蹤押彙程序，確定銀行已經撥款後，通知銀行取回結彙證實書。海關簽放的輸出許可證(CBC)第六聯交會計，影本存待辦卷。

(2)每筆貨品外貿後，業務科依外貿內容，套打出貨通知單(SHIPPINGADVICELETTER)，壹式三聯，第壹聯(正本)及壹份完整外貿文件副本寄客戶，第二聯(副本)及壹份完整外貿文件副本(包括L／C，CBC第六聯，裝船預計表第二聯)存入出貨文件檔，第三聯(副本)存入客戶檔。

(3)業務科依據實際外貿內容，分別填入客戶檔、産品檔及廠商檔。

10．付款：

(1)每筆貨品外貿後，業務科于結關後三日內收集廠商寄來的發貨單、銷貨發票、及專業人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯，核對無誤後送會計。

(2)會計複核業務科轉來的付款憑證，確定該筆外貿已經押彙入帳後，即開立付款傳票，呈經理核示後，開立結關後11天之支票支付貨款，並于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。