鎢制品出口單證制作精要

單據制作還要遵循“從上到下，從左到右”的原則，這樣不容易出錯。

所謂從上到下，即從壹張單據的最上面的項目開始，做完上壹行的項目再做下壹行的項目，遇到壹行有多個縱向項目，則要遵循從左到右的原則。這樣，壹不容易把需要改動的項目漏改;二把整張單據劃分成單元小塊完成制作可以提高精確度。因爲我們在做單據時，每個公司都有其壹套固定格式，通常每次都會套用固定格式，但在套用的同時容易出現“應該修改的項目而沒有改過來”的錯誤。比如同壹種商品不同訂單批次的出口單據，往往套用相同格式、擡頭、品名的單據，但由于是不同批次訂單的票據在日期，數量，和編號等小方面有細微的差別，這些差別很容易被忽略。然而，只要奉行從上到下，從左到右的原則來制作單據，並在這個原則下切實做到“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母壹壹核對”基本上就可以避免這方面的錯誤。

前面是做單據的基本思路，但具體怎麽做是非常靈活多變的，要視不同業務的具體情況而定。

出口單據是記錄整筆出口業務的見證，應該與合同和實際相符合。在非信用證業務項下的單據雖然沒有在信用證項下的單據要求嚴格，但也要求正確、准確、精確。

在信用證業務項下，對單據的要求很嚴格，除了要符合單據間的邏輯關系和國際習慣，最重要的是要符合信用證規定。這就使得審理信用證對單據的要求工作變得尤爲重要。

首先是發票。發票是整套出口單據中的核心單據，在制作發票時，要注意以下幾點：

1、最重要的是正確的輸入收貨人的名址，精確到標點、空格和字母。但這裏的精確要以信用證爲主。有時候由于開證人的疏忽，搞錯了壹個字母或壹個空格，出于單證壹致的原則，也要跟著信用證錯。在審理信用證時，如果發現這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。

2、其次要注意唛頭。唛頭壹般在附加條款裏規定，也最好用熒光筆重點畫出來。就如在周楓化工品業務中，基本上是沒有唛頭的，但有時也冷不丁給我規定個唛頭，如果我按照以往的經驗來了個NM，就會犯壹個很嚴重的錯誤。

3、大小寫金額壹致。周楓化工品業務量少，但訂單多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式。有時只要稍微改動壹下數量就可以了。這樣就出了壹個經常犯的錯誤：大小寫金額不壹致。因爲把小寫的金額改過來之後，很容易忽略大寫金額相應改動。

4、蓋章、手簽。這是壹個需要注意的問題。有的買家要求賣家出發票時不僅要蓋章還要手簽。

以上這些都是我在做發票過程中曾經犯過錯誤的地方，也是我學習的筆記。制作單據不是很智能的工作，但需要制作者及其的細心。我認爲避免制作單據時出錯，最好的辦法莫過于細心再細心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而産生的損失和費用。然而，錯誤只能盡最大可能去避免，因此單據做完後並不是壹了百了，還要再核實核實，以使有錯可以在不可能之前及時改正。

其次是提單。提單是出口單據中最重要的單據，它是國外買家據以提貨的物權憑證。提單是由船代根據托運人的海運委托書填制的，填制完畢後傳真給托運人修改確認，壹經備托運人確認，即可簽發。

所以認真填制海運委托書，可以減少提單的修改工作。確認提單的過程需要十二分的細心。要嚴格根據信用證真真切切地遵照“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母壹壹核對”的要求。因爲提單不想別的單據，壹經簽發很難更改。就像有壹次，我們確認提單時，沒有把壹個單位cans根據信用證改成cartons，造成了很大的麻煩。最後只能跟客戶協商，憑保函付款。

産地證制作出除了要注意日期不能早于發票日期和不能晚于提單簽發日期之外，去貿促會打印時，留底發票的日期壹定要與産地證上的發票日期壹致。因爲這個問題，我還往貿促會多跑了幾趟。另外就是，如果是改證重發，壹定要把原作廢産地證交回貿促會，才可申請新證的申請。關于産地證這個問題我深有體會，覺得對問題認識的深入，有時往往是跑出來的，即跑得多了也就明白了，且理解的深。這也就是經驗的可貴之處吧。

在這裏再總結壹下各種單據的日期順序：

發票箱單原産地證明書商檢檢驗證書船公司證明保單提單裝船通知受益人證明

提單不得早于LC規定的最早裝運期，也不得晚于LC規定得最晚裝運期。

另外，在制作單據時還需要注意的壹點是，有些信用證在附加條款裏特別規定每張單據都必須顯示本信用證的號碼。

受益人證明，船公司證明的制作，要原封不動地抄寫信用證的證明原句，然後再做必要修改。

海運委托書可以從簡，但裝運通知壹定要嚴格按照信用證規定，特別是在FOB 、CER條件成交的業務中，因爲這直接關系到買方及時安排貨物保險。如果因爲賣方的裝運通知內容不清楚或延遲發送(壹般在提單日後三天內)，由此引起的損失，賣方負責。