鎢制品出口單證流程

1.客戶詢盤:

壹般在客戶下訂Purchase Order之前,都會有相關的Order Inquiry給業務部,做壹些細節上的了解。

2.報價:

業務部及時回複客人查詢,確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口(空運機場)及櫃型等,等和客戶確定業務時, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報價。

3.得到訂單:

經過洽談,收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。

4.下生産單:

得到客人的訂單確認後,給工廠下訂單(工廠自己安排生産計劃),安排生産計劃。

5.業務審批:

業務部收到訂單後,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之後制成工作任務單,交給部門跟單員跟進。

6.下達生産通知 :

業務部在確定交貨期後,滿足下列情況可下達生産通知, 通知工廠按時生産:6.1:如果是LC付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認LC已經收到,收到LC後需業務員和單證員分別審查鎢制品出口信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人修改LC。 6.2:如果是TT付款的客戶,要確認定金已經到賬。6.3:如果是遠期LC, DA等條款收彙方式的客戶(不推薦運用這種方式),需經總經理確認批准。

7.驗貨:

7.1:在交貨期前壹周,要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。

7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期壹周前,約客戶查貨並將查貨日期告知出口部。

7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。

8.備制基本文件單證

在收到客戶正式的訂單時,應制作出口合同, 出口商業發票, 鎢制品裝箱單,出口貨物托運單, 核銷單,報關單, 報關委托書, 報驗委托書(工廠的出口人員還需要准備商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.(應由單證員制作,交給業務跟單員跟進)。

9.商檢:

如果是國家法定商檢産品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,並提供出口合同, 發票 ,裝箱單 等商檢所需資料。而且要告訴工廠産品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應在發貨壹周之前拿到商檢換證憑單條。

10. 租船訂倉:

10.1.如果跟客人簽定的合同是 FOBCHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,確認工廠的交貨能否早于開船期至少壹周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發出書面定倉通知,通常在開船5天前可拿到進倉單。

10.2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,到港時間准時,船期時間合適的船公司,並告訴業務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前壹周書面定倉,程序同上。

10.3.如果貨物不夠壹個小櫃,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容。

10.4.向運輸公司定倉時,壹定要傳真書面出口貨物托運單,注明所定船期,櫃型及數量,目的港等內容,以避免差錯.

11.安排拖櫃:

(千萬記住裝櫃前要檢查集裝箱櫃裏是否有破舊,破損,破裂的地方)

11.1.貨物做好並驗貨通過後,委托拖車公司提櫃,裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及准時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書裝櫃圖紙,船公司,定倉號,拖櫃委托書,注明裝櫃時間,櫃型及數量,裝櫃地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝櫃,要專門聲明,不能晚到。並要求回傳壹份裝櫃資料,列明櫃號、車牌號、司機及聯系電話等.

11.2.傳真壹份裝車資料給工廠,列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3.要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳真壹份裝貨通知給業務部,列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等,並記下裝箱號碼和封條號碼作爲鎢制品提單的資料。要求工廠裝櫃後壹定要記住封緊鎖上.

12.委托報關:

在拖櫃前要將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供壹份裝櫃資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,櫃號,船開截關時間,拖車公司,櫃型及數量,本公司的聯系人和電話地址等。

13.獲得運輸文件:

13.1.最遲在開船後兩天內,要將鎢制品提單補充內容(如果需要修改的話)傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照LC或客人的要求來做,並給出正確的貨物數量,以及壹些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。 13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認後再要求船公司出正本。 13.3.及時支付運雜費,付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客戶是做 FOB 條款的, 應該及時通知客戶保險,並將提單副本傳真給他.

14.准備其他文件

14.1.鎢制品商業發票:LC 要求提供的文件中,對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後,交貨期之前。發票中的貨物描述要與LC上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。LC上對發票的條款應顯示出來,要顯示唛頭。如果發票需辦理對方大使館認證,壹般要提前20天辦理。 14.2.FORM A原 産地證 書:FORM A 原 産地證 要在發貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在LC 的交貨期和開船日之前,在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的,要辦理後發證書,需提供報關單,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。 14.3.壹般原産地證:壹般原産地證可在中國貿易促進會辦理,要求低壹些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原産地證書要辦理大使館加簽,也和發票壹樣要提前20天辦理。 14.4.裝運通知:壹般是要求在開船後幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,唛頭,目的港代理人等。有時LC要求提供發送證明,如傳真報告書,發函底單等,注意按客人要求的時間內辦理。 14.5.裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,淨重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示唛頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要與提單相符。

15. 交單:

15.1.采用LC收彙的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,並嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。 15.2.采用30% deposit,TT收彙的,在取得提單後馬上傳真提單給客人付70%余款,確認收到余款後再將提單正本及其他文件寄給客人。 15.3.如果100%TT收彙的,要求收全款貨款才能做貨的,要等收款後再安排生産。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。

16.業務登記:

每單出口業務在完成後要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以後查詢,統計等。

17.文件存檔:

所有的鎢制品出口單證、LC和議付文件必須留存壹整套以備查用。

18.單證員平時應注意收集海 空運價,船期,航線,等信息,爲業務員的報價提供幫助.