钨制品外贸贸易作业标准化手册

外贸贸易作业标准化手册

组织系统

业务流程

1.新产品开发(样品收集)。

2.客户开发。

3.客户询价(电报、信件、电报处理)。

4.报价。

5.订单确认。

6.开立境内订单。

7.生产督促及L／C催开。

8.出货。

9.押汇(出货通知)。

10.付款。

业务处理细则

1.新产品开发(样品收集)

(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：

①临时编号。

②品名、规格、包装。

③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。

④开发成本。

⑤预估生产成本。

⑥制造商报价。

⑦可能销售对象及地区。

⑧预估售价。

⑨预估毛利。

(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价
值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发
价值。

(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，
样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡
列入次品档，样品存放次品室。

(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检
查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。

(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。

(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。
②第一位数填1代表第一位数填6代表
〃2〃〃7〃
〃3〃〃8〃
〃4〃〃9〃
〃5〃
③第二位数填1代表
〃2〃
〃3〃
〃4〃
〃5〃
〃6〃
〃7〃
〃8〃
〃9〃

2客户开发：
(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：

①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。

②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。

③介绍新产品(邮寄新产品目录)。

④刊登广告、邮寄开发信。

⑤其他。

(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。

(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表
18.2.3)，并按职责列入个人工作计划。

3.客户询价(电报、信件、电话处理)

(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并
依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记
于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将
回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。

(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。

(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。

(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。

4.报价：

(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。

(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。

5.订单确认：

(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。
6.开立境内订单：

(1)业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。

(2)订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专专业
人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。

(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。
7．生产督促及催开L／C：

(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。

(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。

(3)收到客户开来之L／C，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的S／C内容不符，应即要求客户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。

8．出货：

(1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。

(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPINGORDER(S／O)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。

(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔外贸押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。

9．押汇(出货通知)：

(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与L／C条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。

(2)每笔货品外贸后，业务科依外贸内容，套打出货通知单(SHIPPINGADVICELETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整外贸文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整外贸文件副本(包括L／C，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。

(3)业务科依据实际外贸内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。

10．付款：

(1)每笔货品外贸后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。

(2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔外贸已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖"付讫"戳记。